Manual da equipe

Como começar no CRM

Este é o guia do dia a dia para operar o CRM da clínica. Em poucos minutos você entende onde cada lead fica, como registrar uma venda e como não deixar ninguém sem resposta.

O CRM é o lugar único onde a equipe acompanha cada paciente, do primeiro contato ao procedimento. Tudo que chega pelo WhatsApp e pelas redes cai aqui, organizado por etapa.

Quem faz o quê

Pessoa	Papel no CRM
Júlia	Responsável comercial. Recebe os leads, qualifica, envia orçamento, agenda avaliação e move os cards no funil.
Tiffany	Registra o procedimento pago e dá baixa no fechamento.

Primeiros passos

Acesse o CRM pelo link e login que a Triadeflow enviou para você.
Abra o funil Comercial — é onde fica o dia a dia da clínica.
Veja a coluna Lead Novo: são os contatos que acabaram de chegar e precisam de atenção.
Confira suas tarefas do dia — o sistema lembra você de quem precisa de retorno.

Regra de ouro: todo lead que chega precisa de uma primeira resposta rápida. Quanto mais cedo a Júlia responde, maior a chance de fechar.

O caminho do paciente

O funil de vendas

O funil Comercial tem 7 etapas. Cada card é um paciente, e você arrasta o card para a etapa seguinte conforme ele avança.

1

Lead Novo

Acabou de chegar (anúncio, Instagram, indicação). Faça o primeiro contato.

2

Triagem

Entendeu a necessidade e viu se tem perfil. Tem perfil? Avança. Não tem? Vai para nutrição ou perdido.

3

Orçamento Enviado

Mandou o orçamento. Use esta etapa para priorizar os leads mais quentes.

4

Pagamento Pendente

Aguardando o sinal da avaliação ou o pagamento. Acompanhe de perto.

5

Avaliação Agendada

Avaliação marcada na agenda. Confirme nos dias anteriores.

6

Avaliação Realizada

O paciente compareceu e foi avaliado pela Dra. Gabriely.

7

Procedimento Pago

Fechou. A venda está concluída e registrada.

Cada paciente pode ter duas vendas separadas: a avaliação (em torno de R$ 300) e o procedimento. Isso permite medir quanto a clínica fatura em cada etapa.

Detalhando o fechamento

Registrar uma venda

Quando um procedimento é fechado, preencha os campos da venda. É isso que alimenta os relatórios de faturamento e conversão.

Campos de venda

Campo	O que preencher
Forma de Pagamento	Pix, cartão de crédito, débito, dinheiro, transferência, boleto ou misto.
Número de Parcelas	Em quantas vezes o paciente pagou.
Data do Procedimento	O dia marcado para realizar o procedimento.
Procedimento Fechado	Qual procedimento foi vendido (ex.: preenchimento labial, bioestimulador).
Motivo da Perda	Só quando o lead não fecha — registre o porquê (preço, fora do perfil, sumiu, etc.).

Passo a passo

Abra o card do paciente.
Preencha a Forma de Pagamento, o Número de Parcelas e a Data do Procedimento.
Anote o Procedimento Fechado.
Mova o card para Procedimento Pago. A Tiffany dá baixa no fechamento.

Quando um lead não fecha, não apague o card: preencha o Motivo da Perda e siga as regras de follow-up. Esse dado mostra onde a clínica está perdendo vendas.

Não deixar ninguém parado

Follow-up e tarefas

O CRM ajuda a equipe a lembrar de cada retorno. A regra é simples: insistir o suficiente, sem perder tempo com quem não tem perfil.

Quantas tentativas

Faça até 4 tentativas de contato com um lead antes de tomar uma decisão.
A cada tentativa sem resposta, registre e crie uma tarefa com a próxima data de retorno.

Perdido x Abandonado

Status	Quando usar	O que acontece
Perdido	Sem perfil ou fora da área de atendimento.	É excluído após 30 dias.
Abandonado	Tem perfil, mas não respondeu / adiou. Pode voltar a comprar.	Vai para a nutrição (conteúdo de relacionamento).

Tarefas do dia

Crie tarefas com data e responsável para contatos de longo prazo e remarcações.
Comece o dia pela lista de tarefas: do dia, atrasadas e próximas.
O sistema cria tarefas automáticas para leads que ficaram parados.

Manter o funil limpo (perdido e abandonado no lugar certo) deixa os relatórios confiáveis e mostra a real qualidade dos leads que chegam.

Depois do procedimento

Pós-procedimento

O acompanhamento depois do procedimento é o que fideliza o paciente e gera retorno. Boa parte é automática — a equipe só acompanha.

A sequência automática

Momento	O que acontece
D+1 (1 dia depois)	Mensagem de cuidado e acompanhamento.
D+3 (3 dias depois)	Mensagem de acompanhamento + agendamento do retorno conforme o procedimento.
D+7 (7 dias depois)	Mensagem de acompanhamento e reforço do relacionamento.

O que a equipe acompanha

Conferir se as mensagens automáticas foram bem recebidas.
Garantir que o retorno ficou agendado.
Registrar qualquer observação importante no card do paciente.

Um pós-procedimento bem feito traz o paciente de volta e gera indicação — é o ciclo que faz a clínica crescer sem depender só de anúncio.